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「タスク管理」が仕事のチーム力を上げる

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こんにちは。戦略推進の中谷です。

皆さんは、日々のお仕事のタスク管理をどうしていますか?
ルーチン作業のタスクもある中、突発的にやるべきことが出てきたり、新しいプロジェクトに関わることになったり…、仕事のタスクが管理しきれない状況、ありますよね。

タスク管理を、手帳にメモする方法の他、ToDoリストを作成する、付箋に書いたものを身近な場所に貼る、などアナログな方法で管理されている方も少なくないと思います。(もちろん、アナログが悪いということを申し上げているのではありません。)

一方、オンライン上でできる「タスク管理ツール」もたくさん出てきており、複数のOSやデバイスに対応している、アラートが出る等、アナログな方法にはない便利な機能がたくさんあります。

このように、たくさんのタスク管理の方法がある中、弊社の「タスク管理」は、どういった目的を持ってどのように活用しているのか、をお伝えしたいと思います。

弊社では、8月16日掲載のブログ『「営業戦略 進捗管理」始めました!」』にもある通り、「戦略進捗管理シート」を導入しています。
それは、目標を掲げ、それを達成するための戦略を置き、そしてその戦略に対して、何をすべきかということを簡潔に一覧化したシート。それを活用して、今月は「何」をすべきかということをチーム全体で把握しています。

そして、この「戦略進捗管理シート」に連動して、すべきことを分解したタスクを、各個人でウィークリーに落としこんでいるものが、「タスク管理シート」になります。

具体的には、縦軸には戦略から落とし込まれているやるべきことを項目として置き、週ごとに列を置き、今週はどの項目のものどう具体的に取り組むのか、どれが終わってどれを来週に持ち越すのか、などを表の中でタスクの進捗が見えるようになっています。

もちろん、タスクですので、作業者本人が自分で作成します(ある程度の枠組みは私の方で用意しましたが)。自分のタスクがどの戦略の中の「何」に当たり、どの時期にするのかを、自分自身でプランニングすることとなり、自身の作業がとても計画的になります。
また、通常、タスク管理は自身の備忘録としてされる方が多いと思いますが、弊社のように、あまり顔を合わせないリモートワーカー同士であれば、この「タスク管理シート」をみんなで共有しあうことで、メンバーの具体的な状況を把握するのにもとても便利です。

自分の作業がどの戦略に繋がるのかの意識付けも高まり、たとえルーチン作業であってもモチベーションも維持され、またみんなのタスクが公になることでサポートしあえたり、別角度でのアイディアを教えてもらえたり、弊社にとっては戦略を建設的に推し進めるためのツールの一つです。

弊社のタスク管理は個人の業務を「管理」するものではなく、チームで進めている仕事の進捗具合・見通しが細部まで見えるものであると思っています。

皆さまは、たくさんのタスク管理方法がある中、貴社に合った「タスク管理」をされていますでしょうか。
日々の業務が効率よく進むことを願っています。

お気軽にお問い合わせください。

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